Paralizados por el exceso de opciones

Las nuevas herramientas para mejorar la productividad están socavando nuestra capacidad para cumplir los objetivos

David allen Nueva York 29 MAR 2012

Hemos dado un salto exponencial en lo que a tecnología y apoyo se refiere en nuestros lugares de trabajo. El problema es que una mayor productividad general en una organización no siempre se traduce en una mayor productividad para un empleado en particular.

Es posible que ahora una persona produzca lo que antes producían tres, pero no se le paga tres veces más y puede sentirse menos productiva que nunca. Parece una paradoja, pero las nuevas herramientas para mejorar la productividad están socavando nuestra capacidad para cumplir con los objetivos. Y hacen que nos sintamos paralizados por el angustioso número de opciones que ofrecen.

Lo que se necesita es un sistema que cree espacio para reflexionar, repasar e integrar. Estos son algunos de los comentarios que oigo en mi trabajo como asesor:

• “Me siento abrumado, y con los cambios que está habiendo, es cada vez peor. No hay suficientes horas en el día para hacer mi trabajo”.

• “Tengo nuevas responsabilidades que exigen ideas creativas y estratégicas, pero no se me ocurren”.

• “Recibo demasiados mensajes de correo electrónico, y como hay muchas emergencias diarias, el trabajo atrasado se amontona”.

Puede ser la fórmula perfecta para la frustración, ya que los empleados se sienten abrumados por el propio progreso de su empresa. Y los problemas y la logística de la vida personal de los trabajadores añaden una capa más de complejidad.

Entonces, teniendo en cuenta todos los obstáculos, ¿como encuentra uno la manera de convencerse de que está haciendo lo que debe?

Como me dijo una vez Nicolas von Rosty, jefe de desarrollo ejecutivo de Siemens, “tienes que ser capaz de estar presente, no distraerte, confiar en tu sabiduría interna y tomar decisiones rápidas sin aportaciones de otros o sin tratar de alcanzar la perfección”.

Pero ¿cómo se encuentra el espacio necesario para todo ello? Integrando el caos de la oficina y centrándonos en las cosas más importantes, dependiendo de cuáles sean los objetivos, el rumbo, los valores y los resultados deseados. Hay que recalibrar constantemente nuestros recursos para producir los mejores resultados y decir “ahora no” a lo que es menos importante.

Con todo, no nacemos sabiendo esto, es algo que tenemos que aprender. Use estos cinco consejos para optimizar su atención y recursos:

• Ponga por escrito todo lo que requiere su atención, en su trabajo y en su vida personal. A lo mejor es el presupuesto del departamento, una reunión con el nuevo jefe, unas vacaciones que debió tomar hace tiempo o simplemente la necesidad de comprar ruedas nuevas y un tarro de mayonesa. Un profesional típico puede tardar entre una y seis horas en “vaciar el ático” de su cabeza. Aunque parezca abrumador, este ejercicio aumenta invariablemente la concentración y el control.

• Tenga claro lo que significa para usted cada cosa que ha escrito. Decida qué resultados quiere y qué actuaciones se necesitan, si es que se requiere alguna. Si se limita a hacer una lista y se para ahí, sin poner cada cosa en su contexto, quedará atrapado en el territorio de la elaboración compulsiva de listas que, en definitiva, no alivian la presión. ¿Cuál es el siguiente paso en lo que concierne al presupuesto? ¿Y el siguiente paso para organizar sus vacaciones? Aplicar este modelo sencillo pero riguroso le dará control; de otro modo, sus listas secuestrarán su psique.

• Prepare recordatorios de sus listas de cosas pendientes: los mensajes de correo electrónico que tiene que enviar, las llamadas telefónicas que tiene que hacer, las reuniones que tiene que organizar, las tareas que debe completar en casa. Y coloque el inventario de todos sus proyectos en un lugar adecuado.

• Revise y reflexione periódicamente sobre el inventario de sus compromisos e intereses, y actualícelo. A medida que sus necesidades cambian, ¿qué tiene prioridad y qué puede posponerse? Tome decisiones teniendo en cuenta sus principios, objetivos y responsabilidades generales. Programe una revisión de todas las operaciones asignándole dos horas semanales, dándose margen para limpiar, ponerse al día y reflexionar sobre el panorama general.

• Por último, emplee su atención y recursos de forma apropiada.

Nunca he conocido a nadie que aplique estas prácticas con cierto grado de compromiso y dedicación y que no mejore significativamente su concentración, control y rendimiento. La tecnología, las metas organizativas, la excentricidad y la turbulencia de las realidades externas… todas son cosas que hay que afrontar, no una esperada fuente de productividad en sí mismas.

Un posible camino hacia esa sensación de control es encontrar una tarea que exija pensar poco o no pensar, y que consista únicamente en reaccionar y responder a lo que se presenta.

En mis seminarios, a menudo planteo la cuestión de que abrir una tienda de cebos de pesca en los Berkshires siempre es una opción para hacer que la vida resulte menos estresante. Pero un cliente me dijo en una ocasión que un amigo suyo había hecho precisamente eso: vendió todo lo que tenía y dejó Wall Street, se mudó a los Berkshires y compró un campamento de pesca. Cuando mi cliente fue a visitarle, el hombre estaba encorvado sobre su ordenador, conectado a Internet, buscando cebos nuevos e intentando dar con la manera de anunciar su negocio. En otras palabras, nuestra atracción por un mundo de posibilidades, información y complejidad infinitas está aquí para quedarse. El reto consiste en encontrar la forma de participar productivamente en ese mundo nuevo y turbulento, y no sentirnos paralizados por él.

(David Allen es presidente y fundador del grupo de asesoría David Allen, y autor de ‘Getting things done’ [publicado en España bajo el título ‘Organízate con eficacia’].

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El BBVA se pasa a Google Apps

Es el mayor contrato mundial logrado por el buscador en su área de empresas y servicios en la nube

MANUEL ÁNGEL MÉNDEZ – Madrid – 11/01/2012

Los empleados del BBVA dejarán de utilizar Microsoft Outlook para pasarse a Gmail y al resto de aplicaciones de colaboración de Google Apps: Calendar, Docs, Groups, Sites y vídeos. Empezarán a utilizarlas 35.000 empleados pero a final de año toda la plantilla, 110.000 trabajadores en 26 países, se habrá pasado a los programas del buscador.

El acuerdo no solo supone una bofetada a Microsoft, también se trata del mayor contrato que Google ha firmado a nivel mundial en su área de empresas y en servicios de computación en la nube, o cloud computing. A Google Apps se accede desde el navegador, sin necesidad de instalar programas, como ocurre con la versión tradicional del Office de Microsoft. Google cuenta ya con cuatro millones de empresas clientes de Apps, pero Office sigue siendo el gigante, con 750 millones de clientes en todo el mundo (consumidores y empresas) y una versión en la nube, Office 365, estrenada el pasado verano justo para mantener a Google a raya.

“Queríamos promover una nueva forma de trabajar entre los empleados, basada en la colaboración, en la productividad, en ser más ágiles a la hora de tomar decisiones. Por eso hacemos el cambio”, explica Carmen López, directiva de estrategia e innovación del BBVA. El banco seguirá utilizando Office, pero a medida que la plantilla se familiarice con Docs decidirán si abandonar también el software de ofimática de Microsoft.

A través de una intranet renovada, los empleados accederán en la nube a todas sus aplicaciones: correo, calendario, documentos, conferencia web, grupos de discusión… El plan a medio plazo es desarrollar también una red social interna para mejorar la colaboración y la productividad. “Empezaremos con Groups pero nos pasaremos a Google+ en cuanto esté disponible para empresas”, asegura López.

La movilidad, trabajar en un documento de forma colaborativa y en tiempo real desde cualquier dispositivo y lugar, ha jugado también un papel importante en la decisión. Más de 3.000 directivos de la entidad van de reunión en reunión con un iPad bajo el brazo. El resto de la plantilla utiliza de todo: BlackBerry, iPhone, móviles Android. “Somos agnósticos respecto a los equipos, nuestra tecnología funciona con todos”, sonríe Sebastien Marotte, vicepresidente de Google en Europa.

Ni BBVA ni Google han revelado los datos financieros del acuerdo, pero Google Apps cuesta 40 euros al año por empleado, es decir, menos de 4,5 millones de euros al año por migrar toda la plantilla de la entidad. El buscador asegura que las empresas pueden ahorrar solo en mantenimiento de tecnología entre un 50% y un 70% de lo que gastaban. Google gestiona los servidores y las empresas se desentienden.

La adopción de redes sociales y software de colaboración será una de las tendencias empresariales este año. “El mundo ya no se comunica por email, hay que evolucionar con los tiempos”, apunta López. En las medianas y grandes firmas, cada empleado recibe una media de 200 correos al día y dedica entre cinco y 20 horas a la semana a leerlos. Inmanejable. Según Gartner, el software social en la empresa movió 780 millones de dólares el año pasado a nivel mundial. Este año podría llegar a los 1.000 millones.